http://share.psu.ac.th/blog/method-tukta/8181
การ Zip File หรือการบีบอัด File
การรวม File ที่มีจำนวนมาก ๆ อยู่ใน File เดียวกัน
ปัญหาอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นในชั่วโมงของการเร่งรีบในการจัดการส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานระดับกองหรือหน่วยงานต่าง ๆ กรณีที่มี File จำนวนมาก หากเราจะส่งข้อมูลทีละหลาย ๆ File หรือกรณีที่ File ที่จะส่งมีเนื้อที่ข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งต้องเสียเวลามิใช่น้อย ที่นี้ เราจะจัดการในเรื่องนี้อย่างไร บ่อยครั้งที่ตนเองประสบ และเป็นปัญหาที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อน ต้องการตัวช่วยเสมอคือ ฝ่าย IT ของคณะฯ เนื่องจากนาน ๆ ทำที หรือพูดได้ว่า ในช่วงที่มีการรายงานข้อมูล ก.พ.ร. เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก เช่น เอกสารอ้างอิง หรือข้อมูลดิบจากส่วนภาควิชา/หน่วยงานที่เราจัดเก็บไว้ หากเราจะถ่ายเอกสารให้กับหน่วยงาน ก็จะเป็นเสียกระดาษโดยไม่จำเป็น และคำนึงในการลดการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด เนื่องจากงานนโยบายและแผน เป็นหน่วยงานที่มีการใช้กระดาษมาก เช่นกัน หากเรารู้ที่จะจัดการข้อมูลในแต่ละด้าน ปัญหาในส่วนนี้ก็จะหมดไป
ดังนั้นในเมื่อมีช่องทางแห่งการเรียนรู้ร่วมกัน ไม่ปล่อยโอกาสบันทึกนี้หลุดไป จำเป็นต้องมีการบันทึกไว้เสียเลย เนื่องจากดูในระบบ Share เรายังไม่มีเคยบันทึกเกี่ยวกับการจัดการ File Zip ไว้ หรือมีคนเขียนไว้แล้ว เรามองไม่เห็นก็ไม่อาจที่จะทราบได้ หากใครมีอะไรที่ดีกว่านี้ ช่วยต่อยอดให้ด้วยก็แล้วกันน่ะค่ะ ที่เขียนบันทึกนี้ เพื่อตนเองได้ใช้ประโยชน์ และเพื่อทุกคน ๆ จะได้นำไปใช้ได้บ้าง เนื่องจากตนเองมิได้ชำนาญในด้าน IT เพียงแต่รู้แค่ผิวเผิน คือ สามารถจัดการในเรื่องของข้อมูลก็ใช้ได้แล้วค่ะ
ก่อนอื่น เราจะต้องเข้าใจก่อนน่ะว่า คำว่า Zip File นั้นเป็นอะไร จากการที่ได้อ่านหลายตำรา พอที่จะสุรปว่า มีโปรแกรมที่สามารถจัดการเกี่ยวกับการ Zip File ได้ เช่น โปรแกรม WinRAR 3.50 หรือ WinZip โดย File ที่ได้จะมีนามสกุล .ZiP ซึ่งจะช่วยในเรื่องดังนี้
1. ช่วยบีบอัดข้อมูลหลาย ๆ File อยู่ใน File เดียวกัน
2. เมื่อบีบอัดข้อมูลแล้ว สามารถแตก File ได้ออกมา
ได้เหมือนต้นฉบับเดิม โดยข้อมูลคงเดิม
3. ช่วยส่งข้อมูลทางระบบ E-mail ด้วยการ attached
File เพียง File เดียวด้วย นามสกุล .Zip แทนการ
attached File หลาย ๆ ครั้ง ซึ่งจะทำให้เสียเวลา
4. ผู้รับสามารถคลิก File ที่มีนามสกุล .Zip ก็สามารถ
แตก File ออกมาได้อย่างง่าย และรวดเร็ว
5. กรณีที่ข้อมูลมีหลาย Folder ในแต่ละ Folder มี File
หลาย ๆ File และในแต่ละ Folder มีการ link File
เพื่อจัดการข้อมูลในภาพรวมคณะฯ เช่น กรณีการ
รายงาน ก.พ.ร หากเราจะตัดส่งทีละ File แน่นอนเลย
ที่จะไม่ได้ข้อมูลในภาพรวมคณะ ซึ่งจุดนี้เองที่จะ
สามารถแก้ไขปัญหาได้ คือ การจัดทำ Zip File
นั้นเอง และที่สำคัญ สามารถนำขึ้น Web site
ได้อย่างง่าย สะดวกรวดเร็วด้วย
ดังนั้น เรามาดูขั้นตอนการจัดทำ Zip File โดยมีขั้นตอนแบบง่าย ดังนี้ (รูปที่ทำออกมานี้ ไม่สวยงาม เนื่องจากไม่ชำนาญพอ ที่จะชัดให้สวยแบบท่านอื่น ๆ คงจะให้อภัยน่ะค่ะ)
ขั้นตอน 1 ให้เปิด File ที่เราต้องการจัดทำ Zip File เช่น
ต้องการจัดทำ หลาย File เราก็ทำการกำหนด
พื้นที่ที่เราจะดำเนินการ ดังรูป
ขั้นตอน 2 ให้ดำเนินการคลิกเม้าส์ด้านขวามือตรงพื้นที่ที่
กำหนด ดังรูป
ขั้นตอน 3 ให้คลิกคำสั่ง Add to Archive ดังรูป
ขั้นตอน 4 ให้คลิกเลือก Zip
ขั้นตอน 5 ให้คลิกเลือก OK
ขั้นตอน 6 จะปรากฏ โปรแกรมกำลังทำงาน
ขั้นตอน 7 จะได้ File ที่มีนามสกุล .Zip
ขั้นตอน 8 ให้เราดับเบิ้ลคลิก ที่ File จะแสดงหน้าต่าง
โปรแกรมให้เห็น ดังรูป
ดังนั้น หากท่านได้รับ File ที่มีนามสกุล Zip
จากท่านอื่นมา ก็ให้ดำเนินการแตก File ออกมา
โดย ให้เลือกคำสั่ง Extract To ดังรูป
ขั้นตอน 9 ให้เลือกตรงตำแหน่ง File ที่เราจะนำไปใส่ใน เครื่อง
ในที่นี้คือ Dirve D:
ขั้นตอน 10 ให้กด OK ก็เป็นอันว่าเสร็จเรียบร้อย
เป็นอย่างไรกันบ้างละค่ะ วิธีการทำนั้นไม่ยุ่งยากเลย แต่ที่ยาก ก็ตรงที่นำมาเขียน และอธิบายจะยุ่งยากซับซ้อนมาก แต่ผลที่ได้ คือ คุ้มค่า "เราทำ เราใช้ เราได้ประโยชน์ และแบ่งปันให้กับท่านอื่นด้วย" กรณีที่นาน ๆ ทำครั้ง และที่สำคัญไม่ต้องสอบถามท่านอื่น ๆ อีก เราก็แค่มาอ่านบันทึกนี้ ก็เป็นอันว่าสามารถใช้งานได้
ดังนั้น หากท่านใด มีวิธีอื่นที่สะดวก ก็ช่วยแนะนำต่อยอดด้วยน่ะค่ะ สำหรับโปรแกรมที่ใช้ทำนี้ คือ โปรแกรม WinRAR 3.50 ค่ะ
หมวดหมู่: พัฒนางานประจำ
คำสำคัญ: คณะทรัพยากรธรรมชาติ นักวิเคราะห์นโยบายและแผน มอนลี่ การ zip file fnr plan
สร้าง: พฤ. 31 ก.ค. 2551 @ 08:14 แก้ไข: พฤ. 22 ต.ค. 2552 @ 22:08 ขนาด: 15185 ไบต์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น